2年目以降にかかる費用 ── 保守・改善・インフラの年間総額の見方

「1年目は290万円と分かりました。2年目からはいくらですか」。初回のお打ち合わせでよく聞かれます。答えは「月額を続けるなら月額×12」ですが、それだけでは足りません。月額の外で動く数字が3つあります。インフラの実費、外部サービスの料金、そしていつか来る大きな追加です。

見積もりを1年目の総額で並べる話は開発会社の選び方に書いたので、この記事はその先、2年目以降の年間費用の見方を書きます。

2年目の年間費用は、5つの行で見る

1年目の総額は「初期費用＋月額×12」で出ます。2年目からは初期費用の行が消え、次の5行になります。

• 保守の月額（監視、更新、問い合わせ対応）×12
• 改善の時間（月の時間枠か、都度の見積もり）×12
• インフラの実費（サーバー、データベース、ファイル保管）×12
• 外部サービスの利用料（決済、メール配信、地図、認証など）×12
• 大きな追加や作り直しの積み立て

上の2つは契約で決まる数字で、開発会社との相談で上下します。3つ目と4つ目は使った量と相手の値上げで決まり、こちらの都合では動きません。5つ目は請求書に出てこないので、忘れられる行です。月額の中身をほどく話はシステムの保守費は何に払っているのかに書きました。ここでは、年をまたぐとどう動くかを見ます。

架空の想定例で、3年分を並べる

架空の想定例です。従業員40名の建材卸が、電話とFAXで受けていた注文を受発注システム8画面にしたとします。開発費は320万円、保守の月額は6万円、改善は月10時間を12万円で契約、インフラは月1.2万円、外部サービスはメール配信と住所検索で月1.5万円。2年目に改善を月5時間に減らし、3年目に取引先が自分で注文を入れる画面を90万円で足した、という3年間です。

行（万円・税別）	1年目	2年目	3年目
開発費・大きな追加	320	0	90
保守の月額	72	72	72
改善の時間	144（月10時間）	72（月5時間）	72（月5時間）
インフラの実費	14	17	20
外部サービス	18	22	26
年間合計	568	183	280

2年目は開発費が消え、改善の時間を半分にしたので、1年目の3分の1になりました。想像と違うのは3年目です。実費と外部サービスは毎年増え、取引先向けの画面を足したら、2年目より100万円近く上がりました。2年目の数字を「ずっとこの額」と思って予算を組むと、3年目の稟議が通らない、というケースが多いです。

保守の月額と改善の時間 ── 続けるか、減らすか

5行のうち、こちらの判断で動かせるのは上の2つです。先に見るのは改善の時間です。

月次のレポートで、直近3ヶ月に何時間使ったかを見てください。月10時間の契約で3ヶ月とも4時間なら、枠は大きすぎます。逆に毎月10時間を使い切って要望の表が伸び続けているなら、減らすどころか足りていません。リリース後3ヶ月は要望が集中するので、ここで判断すると見誤ります。減らすかどうかは、4ヶ月目以降の数字で決めてください。要望の並べ方は初回リリースのあと、何から直すかに書きました。

保守の月額のほうは、減らす前に中身を聞きます。監視と更新が入っている月額は、使わなかった月にも動いているので、「何も頼んでいないから」という理由では減りません。減らせるのは、問い合わせの件数が落ち着いた分です。上の想定例の月6万円が、監視と更新で4万円、問い合わせ対応で2万円なら、2年目に減らせるのは最大でも2万円です。

インフラと外部サービス ── 使う量と、相手の値上げで増える

月額の外で増えるのが、この2行です。インフラの実費は、データ量と利用者数で増えます。受発注なら、注文の履歴はたまり続けます。1年目に1,000件だった注文が3年目に累計5,000件になれば、データベースとバックアップの容量もそれに合わせて増えます。注文書のPDFを添付で保存している場合は、さらに早く増えます。利用者数も同じで、社内10名に取引先30社が加われば、サーバーをひとつ上のサイズにする時期が来ます。年に1〜2割の増加なら想定の範囲です。

外部サービスは、使った量に加えて、相手の値上げで動きます。メール配信、地図、認証、決済の手数料は、こちらが何もしなくても料金表が変わります。海外のサービスは為替でも動きます。減らす余地は小さく、年に1回、使っていない契約がないかを見る項目です。

この2行は、予算を組むときに前年の実績へ2割を足しておくと、超えることが少ないです。

作り直しと大きな追加 ── 年間費用の外に、積み立てる

請求書に出てこないのが、この行です。2年目、3年目には、月の時間枠では収まらない話が出ます。取引先が自分で注文を入れる画面、現場がスマホで使える画面、会計ソフトとの連携。どれも月5時間では作れず、別の見積もりになります。

さらに先には、作り直しがあります。基盤の大きな版が変わる、利用者が10倍になって最初の作りでは追いつかない。5年に一度くらいですが、来るときは数百万円の単位です。

この2つを年間費用の中に入れておく方法は、積み立てです。上の想定例なら、2年目から月5万円を「システムの追加・更新」として別に置いておくと、3年目の90万円はその中から出せます。経理上の扱いは税理士に確認してください。年間費用の表に「大きな追加」の行があるかないかで、3年目の稟議の通りやすさが変わります。

「止める」という選択 ── 保守なしで運用すると起きること

2年目の見直しで、「保守をやめて、動いているものをそのまま使う」という結論もあります。ただ、何が起きるかは知ったうえで選んでください。

最初の半年は、何も起きません。変わるのは、止まったときです。朝、画面が開かない。誰も監視していないので、最初に気づくのは現場で、次に「誰に連絡するか」から始まります。元の開発会社に頼めるとしても、契約が切れた相手への依頼は都度の見積もりと空き待ちです。

半年を過ぎると、更新が止まった影響が出ます。使っているライブラリに脆弱性が見つかっても直されない。証明書の期限が切れて、ブラウザが警告を出す。外部サービス側の仕様が変わって、メールが届かなくなる。どれも「システムが壊れた」のではなく、周りが動いたのに合わせなかった結果です。1年たってからまとめて更新すると、毎月1〜2時間の作業が数十時間になる、というケースが多いです。

それでも止めるなら、条件が2つあります。ひとつは、ソースコードとサーバーの名義が自社にあること。これがないと、他社にも社内にも頼めません。引き継げる状態で作っておく5つの条件の条件1と条件2です。もうひとつは、止まったときに誰が動くかを社内で決めておくこと。名前が出てこないなら、監視と更新だけを残した最小の契約に落とすほうが安全です。

ニカゲツの場合

私たちは、2ヶ月の開発とリリース後12ヶ月の改善契約をセットにしています。初期50万円（税別）＋月額20万円で、月額には運用保守と月20時間分の改善が入ります。リリース後に出ていく費用の種類はシステムは作ったあとにお金がかかるに書きました。

12ヶ月のあとどうするかは、その時点で決めていただく形です。続けるか、改善の時間を減らすか、社内で引き取るか。何に何時間使ったかは毎月のレポートでお出しし、実費の一覧は月1回の定例で並べて見られます。11ヶ月目の定例で、上の5行の表を2年目の数字で一緒に作るのがいちばん早いです。

自社の2年目以降を見たい方は、初回お打ち合わせ（60分・オンライン可）で、いまの請求書か見積もりを見せてください。5行に分けて、どこが動く数字かをその場でお伝えします。