発注したあと、自分たちは何をするのか ── 8週間で発注側に発生する作業

「丸投げできますか」と、よく聞かれます。

正直に言うと、半分はできて、半分はできません。手を動かす作業はこちらで引き取れます。ただ、判断は引き取れません。現場で実際に何が起きているかを知っているのは、発注側だけだからです。

この記事では、契約してから初回リリースまでの8週間で、発注側にどれくらいの作業が発生するかを書きます。開発側がその8週間で何をしているかは2ヶ月で作れるもの、作れないものに週ごとに開けて書いたので、工程表は作り直しません。自分たちの手元に何が降ってくるか、の話だけにします。

8週間で発生する時間の、目安

先に表を出します。発注側へお願いしている作業と時間です。数字は目安で、業務の複雑さや関わる部署の数によって前後します。

時期	発注側の作業	時間の目安	出てほしい人
W1	現状のヒアリングに答える。使っている帳票やExcelを渡す	3〜5時間	業務担当者＋決裁者
W2	画面構成のラフを見て、抜けている業務を指摘する	2〜3時間	業務担当者
W3〜W6	週1回、動く画面を見て方向が合っているか確認する	週1時間（計4時間）	担当者1人
W7	実際のデータを入れて触る。おかしいところを書き出す	3〜5時間	現場2〜3人
W8	使い方の説明を受ける。運用の段取りを決める	1〜2時間	使う人全員
合計	──	15〜20時間	──

8週間で15〜20時間。ならすと週2時間ちょっとです。通常の業務を止めるほどではありませんが、ゼロにもなりません。

負担が最初の2週間に寄っている理由

表を見ると分かるとおり、W1とW2に半分近くが集まっています。これは意図的です。

作り始めてから「実はこういう例外があって」と言われると、作ったものを壊して作り直すことになります。8週間しかないので、その余裕はありません。最初に時間をいただいて、出せるだけ出してもらいます。

逆にW3からW6は週1時間まで落ちます。この4週間は画面が動く状態で出てくるので、見て「違う」と言うだけで済むからです。資料を読む必要がありません。実物が出てきます。

ここが厄介で、W1とW2を軽く済ませると、W5あたりで跳ね返ってきます。最初の2週間を短くしてほしいという要望は、たいてい後半のやり直しに化けます。

発注側にしか答えられない質問

どれだけ経験のある開発者でも、御社の現場だけは知りません。実際の打ち合わせで聞いているのは、こういう質問です。

• この承認、規程上は課長ですが、実際に押しているのは誰ですか
• 締め日を過ぎてから修正依頼が来たとき、いまはどうしていますか
• この帳票の様式は、社内で決めたものですか。取引先から指定されたものですか
• 単価が3種類あるようですが、どれを使うかは何を見て決めていますか
• Excelの集計を、誰かが毎月手で直している箇所はありますか

どれも、社外の人間が資料を読んで推測できる範囲を超えています。特に最後のものは、ヒアリングの場で出てこないことが多いです。「そういえば、あれは毎月手で直してました」が出てくるのは、たいていW2の画面ラフを見ているときです。

帳票の様式が取引先の指定かどうかも、設計に直結します。社内で決めたものなら整理できます。取引先の指定なら、1ミリも変えられません。この一問で画面の自由度が変わります。

ここを外すと、動くけれど現場で使われないシステムができあがります。相談前に整理しておくと楽になる項目は開発会社に相談する前に、決めておくと話が早い3つのことにまとめました。

担当者を1人、決めてください

お願いしていることは、ほぼこれだけです。窓口を1人にしてください。

理由は単純で、要望が2方向から来ると開発が止まるからです。営業は「一覧に取引先名を出したい」と言い、経理は「件数が増えるので出さないでほしい」と言う。どちらも正しい要望です。ただ、私たちには決められません。社内で決めてもらうまで作業が待ちになります。

1人に決めると、その人のところで調整が済みます。調整に時間がかかっても、こちらは別の画面を進められます。判断の詰まりが1箇所に集まるだけで、8週間の進み方はかなり変わります。

専任である必要はありません。週1時間、決まった曜日に時間が取れる方で十分です。むしろ現場を知らない管理職より、毎日その業務を触っている方のほうが向いています。決裁が要る判断だけ、その方から上に上げてもらう形が一番早いです。

その人が途中でいなくなると、何が起きるか

異動、退職、長期の休み。8週間のうちにどれかが起きる確率は、思っているより低くありません。

一番困るのは、決まったことの理由が消えることです。「この項目は必須にしない」と決まっていても、なぜそう決めたかを知っているのはその人だけ。後任の方が見ると「必須にすべきでは」となり、確認のやり直しが始まります。1回のやり直しで1週間が飛ぶこともあります。

8週間のうちの、1週間です。

なので打ち合わせで決まったことは、議事メモと画面ラフの両方に残して共有しています。メモは「決めたこと」と「そう決めた理由」を分けて書きます。あとで効いてくるのは理由のほうです。異動の可能性が先に分かっているなら、W3あたりから次の方にも週次の確認へ入っていただければ、引き継ぎはほぼ自動で終わります。W7での交代が一番つらいパターンです。

作業を減らすために、こちらでやっていること

まず、資料を作って読んでもらう形をやめました。分厚い要件定義書を送って「確認してください」と言うと、読むだけで数時間かかります。代わりに画面ラフを出します。絵なら見た瞬間に違和感が出ます。

次に、打ち合わせを週1回30分に固定しています。伸ばさないよう、こちらから論点を3つに絞って持っていきます。「今週決めていただきたいのはこの3つです」から始めます。

そして分業しません。打ち合わせに出ている人間が、そのまま設計して開発します。伝言が発生しないので、同じ説明を二度していただく必要がありません。週ごとの動き方は進め方のページに載せています。

忙しい時期と重なるなら、先に言ってください

決算期、繁忙期、棚卸し。週1時間すら取れない期間は、どの会社にもあります。

先に言っていただければ、その週の確認を別の週に寄せます。W3からW6のうち1週が空いても、作る側は進められます。困るのは、何も言われないまま返信が止まることです。こちらは方向を間違えたのかと考えて手を止めてしまいます。

開始時期をずらす相談も普通にあります。2ヶ月という期間は固定ですが、いつ始めるかは動かせます。繁忙期をまたぐくらいなら、1ヶ月遅らせたほうが結果は良くなります。

初回のお打ち合わせは60分、そこから3営業日以内に画面構成のラフと見積もりをお出しします。ここまで費用はいただきません。そのとき、御社側で必要になる時間の見込みもお伝えします。時間が取れそうにないと判断されたら、その時点でやめていただいて構いません。まずは現状を聞かせてください。