帳票・PDF出力をどう作るか ── 今の書式を残すか、変えるか

「今の見積書と、まったく同じ見た目で出してほしいんです」。打ち合わせでExcelの見積書を画面に映しながら、こう言われることがよくあります。長年使ってきた書式で、取引先も見慣れている。変えたくない気持ちはよく分かります。

結論から書くと、再現はできます。ただ、Excelでは人が手で調整していた部分を、システムでは毎回自動で決めなければなりません。その差が手間になり、8週間の中で他の画面に使えたはずの時間を食います。この記事では、どこで手間が増えるのか、どの帳票なら書式を変えていいのかを書きます。

帳票は「誰に出すか」で2つに分ける

最初に、帳票を2つに分けます。取引先に出すものと、社内で回すものです。

	取引先に出す帳票	社内で回す帳票
例	見積書、納品書、請求書	作業報告書、出荷指示書、日報
読む人	相手の担当者と経理	自社の現場と事務所
書式を変えられるか	相手の指定なら変えられない	社内で決めれば変えられる
向いている出し方	PDF	画面の印刷、CSV

取引先に出す帳票は、相手の目に触れます。相手先の経理が決まった位置で金額を探している、という事情もあります。取引先から様式を指定されているなら、それは変えられません。

社内で回す帳票は、事情が違います。作業報告書の書式は、たいてい誰かが昔Excelで作ったものが残っているだけです。システムにした時点で、画面そのものが報告書の役をしてくれるなら、紙の書式を再現する必要はなくなります。この帳票が社内で決めたものか、取引先の指定かは、発注したあと、自分たちは何をするのかでも挙げた、W1で必ず聞いている質問です。

再現にこだわると手間が増える4か所

ひとつめは、罫線と枠の位置です。Excelの書式はセルの幅と結合で形が決まっています。同じ見た目をPDFで出すには、線の位置と文字の位置を組み直すことになります。1ミリ単位で合わせるかどうかで、かかる時間が変わります。

ふたつめは、押印欄です。角印の画像を決まった位置に重ねる、担当・確認・承認の3つの枠を並べる、といった要素です。角印を画像で載せるのか、空欄で印刷して紙に押すのかで作り方が分かれます。

3つめが、いちばん読みにくい改ページです。明細が8行の見積と、40行の見積では、同じ書式に収まりません。2枚目に入ったとき、表の見出しを繰り返すのか、小計をどこに出すのか、合計は最後のページだけでいいのか。Excelなら人がその場で行を調整していましたが、システムでは全部を先に決めておく必要があります。

4つめは、1枚に収めることです。品名が長い、備考に数行書いた、という日に限って1枚からはみ出します。文字を小さくして収めるのか、折り返して2枚にするのか。「必ず1枚」が条件なら、入力のときに文字数の上限を設けるほうが確実です。

どれも作れないわけではありません。ただ、4つ全部を今のExcelと同じにすると、帳票1種類で画面数枚分の手間になることがあります。

変えていい書式、変えないほうがいい書式

取引先の指定様式は、変えないでください。相手の社内の処理がその様式を前提に組まれているので、こちらの都合で変えると、相手に手間を押しつけることになります。

自社で決めた取引先向けの書式は、中間の扱いにしています。会社名、宛名、明細、合計、振込先、備考。載せる項目は残しますが、罫線の太さや文字の配置は、システムで出しやすい形に寄せていただく。受け取る側は、項目が揃っていればほとんど気にしないというケースが多いです。

社内の帳票は、思い切って変えていい対象です。ここで注意してほしいのが、システムを入れたあとも紙の書式を残してしまうことです。紙とシステムの両方に書く状態になると、現場は手の慣れた紙のほうに戻ります。この話は作ったのに使われないシステムになる原因の原因2に書きました。

最初はCSVと画面の印刷で済ませる

8週間で作る範囲では、PDFの帳票は取引先に出すものだけに絞ることを勧めています。

社内で回すものは、一覧や詳細の画面を印刷しやすい形に整えておけば足ります。ブラウザの印刷機能で紙にもPDFにもできるので、出荷指示を倉庫に渡す、作業報告を回覧する、といった用途なら十分です。集計や会計ソフトへの取り込みに使うものは、CSVで出します。CSV出力は標準で入れている機能です。

取引先に出す請求書も、すでに使っている請求書ソフトや会計ソフトがあるなら、システムからCSVを渡してそちらで発行する形が選べます。受発注の想定例で、請求書PDFの自動発行を初期に入れなかったのも同じ理由です。経緯は受発注システムの開発費用に書きました。

PDFにすると決めたら、先に決めておく3つ

それでもPDFで出すと決めた帳票があれば、W2の画面ラフの段階で次の3つを決めておきます。

1つ目は、明細の最大行数と2枚目の扱いです。いまの帳票で一番長かったものを1枚持ってきていただくと、話が早く進みます。2つ目は、押印をどうするか。画像で載せるのか、印刷してから押すのか、電子で送るので押印欄自体をなくすのか。3つ目は、出したPDFを誰がどこに保管するかです。システムの中に残すのか、ダウンロードして社内のフォルダに置くのか。ここが決まっていないと、あとで「先月出した見積書はどこにありますか」が起きます。

帳票のひな形も、システムのコードと同じく発注側のものです。誰に引き継いでも直せるように、書式の元データの置き場所も決めておきます。

あとから変えられる部分と、変えにくい部分

帳票の書式は、作ったあとにも変わります。消費税の表示を変える、注意書きを差し替える、項目を1つ足す。この程度の変更は、リリース後の月額に含まれる改善の稼働（月20時間まで）で対応できることが多いです。どこまでが枠の中かは仕様変更が追加費用になる線引きに書きました。

変えにくいのは、改ページの考え方が変わる変更です。1枚で収まる前提で作った帳票に、明細を倍載せたいとなると、作り直しに近くなります。最初に「一番長いときは何行か」を聞いているのは、このためです。

正直に書いておくと、帳票が数十種類あり、すべてを今の書式どおりに再現することが導入の条件になっている場合、私たちのやり方には向いていません。帳票の再現だけで8週間が埋まってしまうからです。その場合は、帳票を作る専用の製品を検討したほうが早いと思います。

いま使っている帳票は、初回お打ち合わせで全部見せてください。取引先に出すもの、社内のもの、もう使っていないもの。3つに分けるところから一緒にやります。