開発のキックオフで決める7つのこと ── 最初の打ち合わせの進め方

契約書に判を押して、最初の打ち合わせ。私たちはこれをキックオフと呼んでいますが、呼び方はどうでもよくて、中身は「8週間をどう進めるかを決める60分」です。この場で画面の話はほとんどしません。画面の話をするための段取りを決めます。

契約後の8週間で発注側にどれだけの作業が発生するかは発注したあと、自分たちは何をするのかに週ごとの時間で、開発側がその8週間で何をしているかはMVP開発とは何かに工程ごとに書いたので、工程表はここでは繰り返しません。この記事は、最初の打ち合わせで決める7つと、決めずに始めると何が起きるかの話だけにします。

キックオフで決めるのは、画面ではなく進め方

7つを先に並べます。右の列は、決めないまま始めたときに起きることです。どれも珍しくなく、8週間のうちの1週間がここで消えるケースが多いです。

決めること	決め方	決めないと起きること
1. 窓口と決裁者	名前で1人ずつ。同じ人でも可	要望が2方向から来て、作業が待ちになる
2. 連絡手段と返事の期限	手段を1つに。質問への返事は何営業日か	質問がメールの中に埋もれて、数日止まる
3. 週次の確認日	曜日と時間を固定。30分	毎週の日程調整で、確認が1回飛ぶ
4. 使う人の代表者	関わる部署ごとに1人	現場を知らない人の判断で画面が決まる
5. 既存の資料と帳票	誰が、いつまでに、何を渡すか	取引先指定の様式が後から出て、作り直す
6. 用語の呼び方	迷ったらどの部署の呼び方に合わせるか	画面の名前と社内の呼び方がずれる
7. 最初の2週間でやること	ヒアリングとラフ確認の日付	最初の週が日程調整で消える

人を決める ── 窓口と決裁者、使う人の代表者

窓口は、開発側からの質問を受けて社内に回し、答えを返す人。決裁者は、社内で意見が割れたときに最後に決める人です。同じ人で構いませんが、名前で決めてください。「営業部で相談して決めます」は、決めていないのと同じです。

発注担当になったばかりの方なら、社内システムの発注担当になったらの9日目で決めた窓口と決める人を、そのままキックオフに持ってきてもらえば足ります。分けるなら線引きも決めます。画面の項目の有無は窓口、追加費用が出る変更は決裁者、というように。線がないと、窓口の方がすべてを持ち帰ることになり、返事が遅れます。

4つ目の、使う人の代表者は、窓口が業務の担当者でないときに要ります。総務が窓口で、使うのは倉庫、という形です。画面を見て「この順番では入力できない」と言えるのは、毎日その業務を触っている人だけです。関わる部署ごとに1人、週次の確認に出るかどうかまで決めます。全員でなくていいです。

連絡を決める ── 手段、返事の期限、週次の確認日

連絡手段は1つに絞ります。メール、チャット、電話のどれを基本にするか。チャットなら質問を書くチャンネルも1つに決めます。手段が2つあると、質問がどちらかに埋もれます。

次に、返事の期限です。開発側からの質問に、発注側が何営業日で返すか。目安は2営業日にするケースが多いです。期限までに答えが出ないときは「いつなら返せるか」だけを先に返してもらいます。発注側からの質問に開発側が何営業日で返すかも、同じ場で決めます。

週次の確認日は、曜日と時間を固定します。火曜14時から30分、のように。調整が要る週は確認が1回飛びやすいので、毎週の日程調整をなくします。祝日と重なる週の扱いも最初に決めておきます。

渡すものを決める ── 既存の資料と帳票、用語の呼び方

今使っているExcel、紙の帳票、取引先から指定された様式、現行システムがあれば画面のコピー。誰が、いつまでに、どの形で渡すかを決めます。整理されていなくて構いません。

帳票は、社内で決めた様式か取引先の指定かで設計の自由度が変わります。後者は1ミリも変えられないので、W3に初めて出てくると作っていた出力を作り直すことになります。顧客名や個人情報を含むデータをマスキングして渡すか、契約の秘密保持の範囲でそのまま渡すかも決めます。契約の話なので、迷う場合は専門家に確認してください。

用語の呼び方は、見落とされやすい項目です。同じものを営業は「案件」、事務は「受注」、倉庫は「オーダー」と呼んでいることがあります。画面の名前はどれか1つにするしかありません。キックオフで決めるのは用語集ではなく、「迷ったらどの部署の呼び方に合わせるか」のルールです。入力する回数がいちばん多い人の呼び方に寄せると、使われ続けるケースが多いです。

最初の2週間でやることを、日付で決める

W1にヒアリング、W2に画面構成のラフ、というのは工程表の話です。キックオフで決めるのはその日付です。ヒアリングの日時と出る人、資料の締切、ラフを見る日。「来週中に」ではなく「11月10日の火曜14時」まで決めます。

あわせて、発注側で書くものが揃っているかを見ます。困っていること、今の業務の流れ、使う人、今回やらないこと。要件定義書は誰が書くのかに書いた4つです。揃っていなければW1のヒアリングの前半でこちらが聞き出すので、書けていないことを理由にキックオフを延ばす必要はありません。

決めないと、何が起きるか

7つに共通するのは、決めていないと「決めてもらうまで待ち」が発生することです。架空の想定例です。従業員30人の建材卸で、受発注の業務を8週間で作る案件。窓口は営業事務の方、決裁者は専務でしたが、キックオフで名前を決めていませんでした。

W3に、受注一覧に取引先の担当者名を出すかで営業と経理が割れ、誰が決めるかが決まっていないので1週間止まります。W4に取引先指定の納品書の様式が出てきて、社内の様式だと思って作っていた出力を作り直します。この2つで、W7に予定していた実データでの確認が薄くなり、リリース後に直す項目が増えました。

どちらも、キックオフで決めていれば起きていません。8週間にやり直しを吸収する余裕がないことは、2ヶ月で作れるもの、作れないものに書いたとおりです。

60分の進め方

7つを4つのブロックに分けた進め方です。

時間	やること	決まるもの
0〜10分	出席者の役割を確認する	1. 窓口と決裁者、4. 使う人の代表者
10〜25分	連絡のルールを決める	2. 連絡手段と返事の期限、3. 週次の確認日
25〜40分	手元にある資料を見る	5. 既存の資料と帳票、6. 用語の呼び方
40〜55分	カレンダーを開いて日付を入れる	7. 最初の2週間の日付
55〜60分	決めたことを読み上げる	議事メモをその場で共有

最後の5分で決めたことを読み上げ、議事メモをその場で共有します。メモは「決めたこと」と「そう決めた理由」を分けて書きます。窓口の方が途中で異動しても、理由が残っていれば後任の方が同じ判断をたどれます。

キックオフは契約後の打ち合わせで、契約前の初回お打ち合わせ（60分・オンライン可）とは別のものです。初回お打ち合わせのあと3営業日以内に画面構成のラフとお見積りをお出しし、ここまで費用はいただきません。ラフの段階で「作らなくても済む」と分かれば、そこで止めていただいて構いません。契約に進んだ場合、その次の打ち合わせがこの記事のキックオフです。