会計ソフトとつなぐか、CSVで済ませるか ── 自動連携を最初に入れない理由

「請求のデータって、会計ソフトに自動で入るようにできますよね」。打ち合わせの終わりごろ、同席していた経理の方からこの質問が出ることがあります。

作ることはできます。ただ、私たちは最初の8週間には入れていません。代わりに、月1回CSVで出して会計ソフトに取り込む形で始めます。この記事では、その理由と、CSVの列をどう合わせるか、自動の連携をいつ足すかを書きます。特定の会計ソフトの仕様には触れません。製品と契約プランによって違い、しかも変わるからです。

自動でつなぐのと、CSVで渡すのは何が違うか

自動でつなぐというのは、業務システムから会計ソフトへ、決まった形でデータを送ることです。会計ソフトの側が外部からの受け取り口を用意している場合に、それを使ってつなぎます。受け取り口があるか、何を送れるかは、会計ソフトと契約の内容次第です。

CSVで渡すほうは、月末に業務システムの「CSV出力」の画面からファイルを出し、経理の方が会計ソフトの取り込み機能で読み込みます。違いは、途中で人が1回見るかどうかです。手間に見えますが、使い始めの数ヶ月は、この1回が照合の役目を果たします。

最初の8週間に入れない理由

ひとつは、連携先の仕様で工数が変わることです。認証の方式、送れる項目とその形、取引先や勘定科目のコードの持ち方、試験用の環境があるかどうか、送ったあとに間違いに気づいたとき取り消せるか。どれも会計ソフトの側が決めていることで、調べてみるまで分かりません。分からないものを8週間の中に入れると、期間か範囲のどちらかが動きます。基幹システムとの連携を初期の範囲に含めず、自動連携を別にお見積もりしているのはこのためです。

もうひとつは、運用が固まってから決めたほうが早いことです。売上を出荷日で立てるか請求日で立てるか、値引きや返品をどの科目で扱うか、締めたあとに修正が出たらどうするか。こうしたことは、業務システムを使い始めて最初の締めを2〜3回通すうちに決まっていきます。決まる前に自動でつないでしまうと、決まったときに連携を作り直すことになります。CSVなら、経理の方が取り込む前に手で直せます。

業務を選ぶ段階でも同じ考え方をしていて、会計ソフトに自動で流すことが前提の業務は、最初の1つには選ばないほうが収まりがいいと複数の業務があるとき、最初の8週間にどれを入れるかに書きました。

CSVの列は、会計ソフトの取り込み形式から逆に決める

開発が始まったら早いうちに、会計ソフトの取り込み用のひな形か、過去に取り込んだサンプルのCSVを用意してください。業務システムの側から「出せるもの」を並べるのではなく、会計ソフトが「受け取れる形」から逆に列を決めます。架空の想定例として、請求データを売上の仕訳として取り込む場合を並べます。

会計ソフト側の列	業務システム側で持つもの	先に決めておくこと
日付	請求日	出荷日と請求日のどちらで計上するか
勘定科目	固定値（売掛金・売上高）	取引の種類で科目を分けるか
取引先・補助科目	取引先マスタの会計用コード	会計ソフト側の登録と一字一句そろえる
税区分	商品マスタの税率	軽減税率の品目があるか
金額	請求金額	税込か税抜か、端数を請求単位で処理するか明細単位か
摘要	請求番号と取引先名	何文字まで入るか

いちばん止まりやすいのは取引先の列です。名前でつなぐと、業務システム側の「(株)山田商事」と会計ソフト側の「山田商事株式会社」が別物として扱われます。業務システムの取引先マスタに、会計ソフト側のコードを入れる列を1つ持たせておくと、この問題はほぼ消えます。表記ゆれの寄せ方はデータ移行で実際に時間がかかるところと同じ話で、最初に一度寄せておけば済みます。

文字コード、日付の書き方、見出しの行があるかどうかは、会計ソフトの取り込み画面の指定に合わせます。最初の1回は、経理の方が立ち会って、テスト用の月で取り込んでみてください。顧問の税理士が会計ソフトを見ている会社なら、その方にも一度見てもらうと、科目の扱いで後から直すことが減ります。

月1回の作業は、どれくらいか

架空の想定例で、月の請求が100件ほどの会社なら、作業はCSVを出す、件数と合計金額を業務システムの請求一覧と照らす、会計ソフトに取り込む、取り込んだ結果の合計を確かめる、の4つです。列が合っていれば、30分前後で終わる作業だと見ています。受発注の想定例で月次の請求データをCSVで出す画面を入れているのも、この形を前提にしています（受発注システムの開発費用）。

取り込みでエラーが出た行は、CSVの側ではなく業務システムの側で直すことを決まりにしてください。CSVを手で直すと、翌月も同じ直しが要ります。マスタを直せば、次の月からは出てきません。

自動連携を足すタイミング

目安は、CSVの手直しが数ヶ月続けて出なくなったころです。取り込みの形が固まったということで、そこで初めて自動にする意味が出ます。手直しが毎月出ている段階で自動にすると、間違いもそのまま自動で流れます。

そのうえで、足す理由があるかを見ます。月1回では足りず日次で売掛の残高を見たい。件数が増えて、照らし合わせに時間がかかるようになった。取り込みをしているのが1人で、その人が休むと止まる。どれも起きていないなら、CSVのまま続けて困ることはありません。

足すと決めたら、まず会計ソフトの側の受け取り口と、使える契約の条件を調べます。調べた結果で工数を出し、別にお見積もりします。受け取り口がない、または契約のプランで使えない場合は、CSVのまま続けることになります。開発の途中で「やっぱり自動で」となった場合の扱いは仕様変更が追加費用になる線引きに書いたとおりで、8週間の枠には入れず、使い始めてからの相談に回します。

最初から自動連携が要る場合

正直に書いておきます。作りたいものの中心が連携そのもの、たとえばすでに使っている販売管理と会計ソフトをつなぐことだけなら、私たちには向きません。既存のシステムの一部に手を入れる仕事になり、画面を作って業務を回すという私たちの作り方と合わないからです。

逆に、会計ソフトに付いている請求書の機能で請求が回っているなら、請求のための業務システムをわざわざ作る必要はないかもしれません。その判断も初回お打ち合わせ（60分・オンライン可）で一緒にします。いま使っている会計ソフトの名前と、取り込み用のサンプルのCSVを1つお持ちいただければ、列の話まで最初の60分でできます。そのあと3営業日以内に画面構成のラフとお見積りをお出しし、ここまで費用はいただきません。