添付ファイルと写真をどう扱うか ── 容量・検索・保存期間で決めること

「写真も付けられますよね」。現場報告、点検記録、受発注、問い合わせ。業務システムの相談で、添付の話が出ない案件はほとんどありません。現場の写真、見積書のPDF、図面、押印済みの注文書。付けること自体は難しくなく、たいていの業務で最初から入れます。

ただ、「付けられるようにする」だけで終わると、半年後に戻ってきます。一覧が開くのに10秒かかる、どの写真がどの現場のものか分からない、辞めた人の端末に写真が残っている。最初に決めておくことを、撮ってから消すまでの順に書きます。

通して使う架空の想定例は、空調設備の工事と点検をしている会社の現場報告です。月300件、1件に写真が平均5枚付きます。スマホの入力画面そのものは現場がスマホで入力し続ける画面に書いたので、ここでは添付の扱いに絞ります。

1. 撮る ── 1件あたりの枚数と容量に上限を置く

最初に決めるのは上限です。想定例では、1件あたり10枚、1枚は5MBまでにしました。上限を決めないと、1件に40枚付いた報告が出てきて、一覧が重くなります。動画を付ける人も出てきます。1分の動画は写真の数十枚分の容量があり、1本混ざるだけで、その月の保存の容量が読めなくなります。

上限は業務から決めます。点検なら全景、異常の箇所、対応後の3枚が基本です。工事の完了報告は施工前・施工後で枚数が増えるので、種別ごとに上限を変えます。動画は別の仕組みとして数え、最初の2ヶ月には入れないことが多いです。図面のPDFは20MBを超えることがあるので、写真とは別に上限を取ります。

2. 縮める ── スマホの写真は、端末の側で縮小して送る

いまのスマホで撮った写真は、1枚が数MBになることが多いです。そのまま保存すると容量が増えるだけでなく、電波の弱い現場で送信が終わらない形で現場に跳ね返ります。なので、送る前に端末の側で縮小します。長辺を2,000ピクセル程度に縮めると1枚が数百KBに収まることが多く、画面で見る分にも報告書に貼る分にも足ります。

縮小しないほうがいい写真もあります。検査の証跡として原寸で残す決まりがある、図面を撮って細かい寸法を読む、といった場合で、その種別だけ原寸で保存する設定にします。あわせて、iPhoneの標準設定で保存されるHEIC形式はPCやブラウザによっては開けないので、送るときにJPEGへ変換するところまで含めます。

3. 探す ── 添付の中身は検索できない。ファイル名と項目で探す

ここが一番見落とされます。添付したPDFの中の金額や、写真に写った設備の名前は検索できません。探せるのは、ファイル名と、添付に紐づいた項目の値だけです。

「3ヶ月前の、A社の現場の、ドレンの詰まりの写真」を探したいとき、写真そのものには現場名も種別も付いていません。だから、探すときに使う情報を項目として持たせます。現場名と撮影日は報告の側にあるので自動で付きます。写真の種別（全景、異常箇所、対応後）は、撮るときに1回ボタンで選んでもらいます。ファイル名も現場名と日付と連番で自動で付けます。

写真に頼りすぎると、項目が減りすぎる

スマホの入力画面の記事では、異常の内容は文章より写真と一言のほうが現場は続く、と書きました。ただ、頼りすぎると別の問題が出ます。想定例で、異常の内容を「写真と一言」だけにしたとします。3ヶ月たって「ドレンの詰まりが今月何件あったか」を数えたくなりました。写真を1枚ずつ開けば分かりますが、集計はできません。一言のメモも「詰まり」と「ドレン」が混ざります。

写真は、その場の状況を伝えるのには強く、あとで数えるのには向きません。あとで数えたい事実は、写真とは別に項目として残します。異常の種別を5つくらいのボタンにして、写真と一緒に1回選ぶ。それだけで集計できます。現場で選ぶのが難しければ、事務所が翌朝、写真を見ながら種別を付ける形でも構いません。

見積書や注文書のPDFも同じです。金額や納期をPDFの中に置いたままにせず項目にも入れておかないと、一覧で並べることも合計することもできません。システムから出したPDFを添付として残すか、毎回作り直すかは帳票・PDF出力をどう作るかに書きました。

4. 残す ── 保存期間と削除、そして容量で増える実費

添付は、残している限り容量を使い続けます。工事や点検の写真は、契約や法令で保管の期間が決まっていることがあります。ここは断定できないので専門家に確認してください。期限を過ぎた添付について、私たちがまず提案するのは、自動では消さず、対象の一覧を管理者が確認してから消す手順です。

報告の取り消しと添付の削除は分けます。間違えた報告を「取り消し」にしても添付は残し、本当に消すのは管理者だけ、という形にすることが多いです。消す操作を誰に渡すかは、業務システムの権限をどう決めるかに書いた削除の扱いと同じ考え方です。

次に実費です。添付の保存場所は、使った容量に応じて料金が増えます。想定例で計算します。

想定（月300件、1件5枚）	1枚の大きさ	1年で増える容量	5年で
縮小して保存	約0.4MB	約7GB	約36GB
原寸のまま保存	約5MB	約90GB	約450GB

容量の料金だけなら、大きな額にはなりません。1GBあたり月に数円程度のサービスが多く、450GBでも月に数千円に収まることが多いです。効くのは別のところで、ダウンロードの転送量に課金するサービスだと、取引先が図面を何度も開く使い方で料金が動きます。バックアップの時間と、移行のときの手間も容量に比例します。保守費の月額の中身で書いた実費のうち、添付の保存場所は「使った量で変わる」項目の代表です。年に1回、容量と料金を見ることを保存期間の見直しとセットにします。

5. 渡す ── 見ることと、ダウンロードすることを分ける

添付は、見るより、ダウンロードするほうが強い操作です。ファイルになった写真や図面は社外に持ち出せて、消せません。見られる人とダウンロードできる人を分けます。想定例では、現場は自分が付けた写真を見られるだけ、事務所と管理者はダウンロードもできる、としました。取引先に見せるなら、自社の案件の添付だけが見える形にして、他社の現場の写真が一度でも見えないようにします。

気をつけるのは添付のURLです。置き場所がそのままURLになっていると、URLを知っていればログインなしで開けます。ログインした人にだけ期限付きのURLを発行し、取引先にメールで渡すときもファイルではなく期限付きのリンクを送ります。

最初に決める5つと、あとで変えやすいか

決めること	想定例での最初の決め方	あとで変えるときの大きさ
枚数と容量の上限	1件10枚、1枚5MB、PDFは20MB	小さい（数字を変えるだけ）
縮小	長辺2,000ピクセル、証跡の種別だけ原寸	小さい。ただし縮小済みの写真は戻せない
探し方	現場・日付は自動、種別はボタンで選ぶ	項目の追加は小さい。過去分の付け直しは手作業
保存期間と削除	期間は専門家に確認、削除は管理者が確認してから	小さい。消したものは戻らない
ダウンロードの権限	現場は見るだけ、事務所と管理者は落とせる	小さい

戻せないのは、縮小した写真と、消した添付の2つです。縮小しない種別と、消す手順だけは最初に決めておきます。

私たちの場合、写真やPDFの添付は現場報告の想定例でも最初から入れている部分です。画面数の枠の中で扱えるかは業務によるので、上限、縮小、種別の持たせ方とあわせて初回のお打ち合わせ（60分・オンライン可）で確認し、3営業日以内にお出しする画面構成のラフに反映します。保存場所の実費の扱いは案件で変わるので、契約時に確認してください。添付が少ない業務なら、写真なしで始めて改善の時間で足す判断もあります。