取引先向けマイページ(顧客ポータル)の開発費用 ── 注文履歴・請求書・問い合わせの想定例

「先週頼んだ分、いつ届きますか」「先月の請求書、再送してもらえますか」。受発注を画面にして社内の転記が消えたあとも、取引先からのこの電話は減りません。取引先は社内の画面を見られないので、聞くしかないからです。事務は電話のたびに受注の画面を開いて読み上げ、請求書はPDFを探して添付し直しています。

この電話を減らすのが、取引先が自分でログインして見るマイページ（顧客ポータル）です。受発注システムの開発費用では「取引先向けの画面は、社内の流れが回ってからです」と書きました。この記事はその続きです。出てくる会社も数字も架空の想定例です。

取引先からの電話は、何を聞かれているか

電話を1週間分メモしてもらうと、だいたい3種類に分かれます。納期の確認（「いつ届くか」）、書類の再発行（「請求書を再送して」）、内容の変更や相談（「数量を1つ増やしたい」）です。

画面にすると、最初の2つは取引先が自分で見て済むので消えます。3つ目は消えませんが、どの注文の話かが付いた状態で届くので、聞き返しと伝言がなくなります。この電話が月に数件しかない会社は、作る段階ではありません。

架空の想定例で、取引先向けの画面を7枚に並べる

従業員35名で、工場向けの消耗品（フィルターやパッキン類）を製造し、取引先120社に繰り返し納めている会社。受発注は2年前に画面にして社内で回っていて、構成は上の記事の8画面に近い。取引先からの電話が1日に15件ほど、請求書の再送が月に30件あり、事務2名が対応している想定です。

	画面	何ができるか	誰が使うか
01	取引先ログイン	招待リンクから入る。パスワードの再設定を含む	取引先
02	注文履歴・納品予定	自社の注文と状態、納品予定日を一覧で見る	取引先
03	注文の詳細・納品書PDF	数量と納品日を確かめ、納品書を自分で出す	取引先
04	請求書の一覧・PDF	月ごとの請求書を自分で出す	取引先
05	問い合わせ	注文や請求書を選んで送り、やりとりの履歴を見る	取引先
06	問い合わせ対応	届いた問い合わせに、注文を見ながら返信する	事務
07	取引先・担当者の管理	担当者の招待、見せる範囲、退職時の停止	事務

7画面です。取引先が使うのは01から05の5枚で、そのうち入力があるのは05だけです。05は注文か請求書を選んでから書く形にしていて、06で返信する事務は該当の注文を探すところから始めなくて済みます。07は事務が使う画面で、担当者の招待と停止をここに集めます。取引先の側で担当者を足せる形にすると、見せる範囲の管理が社外に伸びるので、初期は事務が持つ形にしておくと安全です。

社外の人が使う画面で、変わること

同じ7枚でも、社外の人が使うと作り方が3か所変わります。ひとつめはログインの方式です。招待リンクを送って本人にパスワードを決めてもらい、1社に複数名が入れるようにし、忘れたときの再設定を画面に載せます。社内なら「総務に言えばリセットする」で済むことを、社外では休日でも自分で済ませられる必要があります。

ふたつめは、使い方の説明ができないことです。隣で教えられない相手なので、見るだけの画面を中心にして、入力は05の1枚に絞り、項目も件名と本文と添付だけにします。送ったあとの取り消しも要ります。見積・請求書の発行システムの開発費用で、社外の人が使う画面は1枚あたりの手間が上がると書いたのは、この分です。

3つめは、見せる範囲の事故の重さです。A社の担当者にB社の単価が見えたら取引に響きます。だから権限の表は「取引先1社に、その1社の分だけ」の1行にして、例外を作りません。表の書き方は業務システムの権限をどう決めるかに書きました。この表が1行で済むうちは、7画面に収まります。

ライトの範囲と、1年の費用

7画面で、社外の人が使う1業務フローなので、ライトプラン（初期50万円・税別、開発稼働最大50時間、月額20万円）の範囲です。1年目の合計は290万円（税別）になります。月額には運用保守と、月20時間分の改善が入ります。「この取引先だけ納品書の形が違う」は、その枠で直していく前提です。

条件が1つあります。社内の受発注が先に画面で回っていることです。私たちが作った受発注なら、同じデータをそのまま見せられることが多いです。既製の販売管理ソフトなら、注文と請求のCSVを毎日取り込む画面を1枚足して8画面で始め、自動連携は初期に入れません。

受発注と同時に作るなら、プランが変わります。社内の8画面に取引先向けの3画面が乗って11画面、社外の人が使う流れが1つ増えて2業務フローになるので、初期100万円・税別のスタンダードの範囲です。費用シミュレーターで「受発注」に「社外の顧客・取引先」を足すと確かめられます。マイページだけなら「取引先からの依頼・進捗共有」の7画面が近い構成です。

いま払っているものも想定例で並べると、1日15件の電話に1件5分なら月に約25時間、請求書の再送が30件で1件10分なら5時間。月30時間前後を、取引先が自分で見れば済むことに使っている計算です。

ライトに収まらない追加 ── 複数拠点、取引先側の承認、発注

よく出るのに、7画面に収まらないものが3つあります。

ひとつめは複数拠点です。1社に本社と工場が3つあり、納品は工場ごと、請求は本社にまとめる。本社の担当者は全工場の分を見たいが、工場には自分の分だけ見せたい。権限が「会社」と「拠点」の2段になり、04の請求書も拠点ごとと会社ごとの両方のまとめ方が要ります。画面は増えませんが、02から04と07の中身が膨らみます。初期は工場ごとに別の取引先として招待する形で回せることが多いです。

ふたつめは取引先側の承認です。担当者が変更の依頼を出し、取引先の上長が承認してからこちらに届くようにしたい。承認の状態と承認者の管理が社外に伸びるので、この想定例の7画面には含めていません。届いた依頼は、06で事務が受けるかを判断します。

3つめは発注です。注文履歴を見るだけでなく、取引先が画面から注文を入れたい。これは受発注の社外向け画面の話で、注文の訂正と取り消しの画面が付き、見るだけの画面より手間が上がります。FAXと電話が主体の取引先には効かない事情も含めて、上の受発注の記事に書きました。

このほか、オンライン決済、販売管理ソフトとの自動連携、過去何年分もの履歴の移行は初期に入れず、履歴は直近1年分から始めます。メール通知は、取引先がマイページを見に来ないことがあるので、「納品予定が変わった」「請求書が出た」の2種類は、この想定例では初期から入れます。何を通知するかの決め方は通知をどこまで作るかに書きました。

借りる場合と、作らない場合

販売管理ソフトや請求書発行サービスに、取引先が自分で請求書を見られる機能が付いているなら、まずそれを使ってください。再送だけが困りごとなら、それで足りることが多いです。

ノーコードで組む案も出ますが、使う人の数で料金が決まる道具に120社分の担当者が乗ると月額の桁が変わることがあり、画面が標準のままだと使い方の問い合わせが電話で来ます。ノーコードで作るか、開発するかの形1に書きました。

取引先が使わない、という心配はもっともです。電話の多い上位10社から招待して、営業が顔を合わせるときに画面を見せる形で広げます。1ヶ月使って上位10社からの電話が減らないなら、広げる前に理由を聞く段階です。

請求書をPDFで渡す形にすると、紙の請求書をやめてよいか、発行したデータをどう保存するかが電子帳簿保存法やインボイス制度と関わります。ここは断定せず、顧問の税理士に確認した内容を04と保存の仕組みに反映する順番で進めるのが安全です。

自社の場合が何画面になるかは、初回お打ち合わせ（60分・オンライン可）のあと、3営業日以内に画面構成のラフでお出しします。ここまで費用はいただきません。取引先からの電話のメモを1週間分、そのまま見せていただくのがいちばん早いです。