集計画面(ダッシュボード)をどこまで作るか ── 毎週見る数字だけから始める

「数字が見えるようにしてほしい」「経営の見える化がしたい」。業務システムの相談で、集計画面(ダッシュボード)の話はほぼ毎回出ます。要望そのものは正しいと思っています。

ただ、集計画面は「見たい数字」を聞いて作ると、画面は立派になって、誰も開かなくなります。見たい数字は、聞けば20個でも30個でも出てくるからです。この記事は、最初の集計画面に何を入れて何を入れないか、入れなかった数字をどうやって見るかの話です。会計ソフトに渡す数字の話は会計ソフトとつなぐか、CSVで済ませるかに、帳票として印刷するものの話は帳票・PDF出力をどう作るかに分けて書いたので、ここでは画面で見る数字に絞ります。

「見たい数字」ではなく「毎週見ている数字」から始める

最初の集計画面に入れる数字を決める方法は、ひとつだけです。今、毎週の会議で実際に見ている数字を書き出すこと。ホワイトボードに書いている数字、月曜の朝に担当者がExcelから読み上げている数字、社長が週末にLINEで聞いてくる数字。それが「毎週見ている数字」で、たいてい3〜5個に収まります。

架空の想定例です。電話とFAXの注文を受発注システムにした、従業員15人の卸売の会社。毎週月曜の朝礼で見ているのは、先週の受注件数と金額、未出荷の注文数、納期を過ぎた注文の件数。この4つです。一方で「見たい」と言われた数字は、商品別の粗利、担当者別の受注、曜日別の件数、前年同月比、取引先ごとの入金サイト、と続きました。どれも意味のある数字ですが、毎週見ているわけではありません。

見ていない数字を画面にすると、2つのことが起きます。ひとつは、作ったぶんだけ費用と期間がかかること。集計は1つ増えるごとに、集計の定義を決める、画面を作る、数字が合っているか確かめる、の3つが要ります。もうひとつは、画面に数字が20個並ぶと、毎週見る4つが埋もれることです。

最初の集計画面に入れる4つの要素

私たちが最初の集計画面に入れるのは、数字、一覧、期間の切り替え、前週比の4つです。逆に言うと、これ以外は最初の8週間には入れません。

要素	最初に入れる	最初は入れない
数字	毎週の会議で見ている3〜5個	月1回、年1回しか見ない数字
見せ方	数字と、その元になる一覧	グラフ
期間	先週・今週・今月・先月の切り替え	任意の期間指定、年度の比較
比較	前週比、前月比	前年同月比、予算との差
出口	CSV出力	PDFのレポート、メールでの自動配信

期間の切り替えは、最初から入れます。「今週」だけの画面は、月曜の朝には数字が0件で、何も読めません。先週、今週、今月、先月の4つが切り替えられれば、週の会議と月初の会議の両方で使えます。

前週比も、最初から入れます。「受注48件」だけでは多いのか少ないのかが分からず、結局、先週の数字をExcelから探すことになるからです。横に「先週 42件」と出ているだけで、数字が読めるようになります。前年同月比は、1年分のデータが溜まるまで出せないので、最初の画面には入れません。

グラフより一覧

「ダッシュボード」と聞くと、折れ線グラフや円グラフが並んだ画面を思い浮かべる方が多いと思います。私たちは最初の画面にグラフを入れません。理由は3つあります。

1つ目は、会議で使うのは数字そのものだからです。「納期超過が3件」と言えれば足りて、3件の棒グラフは要りません。2つ目は、数字の下にある一覧のほうが、次の行動につながることです。納期超過3件の下に、注文番号、取引先、納期、担当者の一覧が出ていれば、その場で「この2件は今日出す」と決められます。グラフは「増えた」「減った」までで、誰が何をするかには届きません。3つ目は、グラフは調整に時間がかかることです。作っている側の感覚では、数字1つを出すよりグラフ1つを作るほうが、確認を含めてずっと時間がかかります。

グラフが要るのは、傾向を人に説明するときです。説明用の折れ線は、CSVで出した数字から表計算ソフトで作るほうが、形も自由に変えられます。システムの画面に固定のグラフを置くより、そのほうが向いているケースが多いです。

残りの数字は、CSVで出して表計算ソフトで見る

画面に入れなかった数字は、見られないわけではありません。一覧の画面にCSV出力が付いていれば、注文の明細を全部ファイルに出して、表計算ソフトのピボットテーブルで商品別でも担当者別でも曜日別でも集計できます。この出口を初期の画面に含めるかは、画面構成のラフとお見積りの段階で確認してください。

「それならExcelに戻っているのでは」と思われるかもしれません。違うのは、元のデータがシステムに1か所で入っていることです。入力は画面で、転記はなく、月末にCSVを1回出すだけ。Excelでの管理は、どこまでが限界かに書いた、同じ数字が3つのファイルにある状態とは別のものです。

CSVで3ヶ月続けて同じ集計をしていたら、それは画面に昇格させる候補です。月末のたびにピボットテーブルで「商品別の粗利」を出しているなら、月20時間の改善枠で画面にすることをおすすめしています。逆に、1回出して見なくなった集計は、画面にしなくて正解だったということです。先に使ってから作る順番にすると、見ない画面はできません。

見る人が1人の画面は作らない

もうひとつ、私たちが線を引いているのは「誰が見るか」です。社長だけが見る画面、経理の担当者だけが見る画面は、最初は作りません。見る人が1人なら、その人がCSVを出して表計算ソフトで見るのと、画面を開くのとで、かかる手間はそれほど変わらないからです。画面を作る費用に見合うのは、同じ数字を2人以上が毎週見て、その数字をもとに何かを決めるときです。

これは作ったのに使われないシステムになる原因の4つ目、「管理者しか得をしない」とつながっています。集計画面は、放っておくと管理者のための画面になります。現場は入力するだけで、数字は上の人が見る。そうなると入力が雑になり、集計の数字も信用できなくなります。

想定例の会社では、納期超過の一覧を、事務所の画面だけでなく倉庫のタブレットにも出しました。倉庫の人が月曜の朝に自分で確認して、出荷の順番を変えられるようにするためです。集計画面に「現場が自分の仕事を決めるための数字」が1つ入っていると、入力する側にも画面を開く理由ができます。

費用と、8週間のどこで決めるか

集計画面は、私たちの見積もりでは1画面として数えるのが目安です。数字が4つと一覧が1つなら、1画面です。複数の業務があるとき、最初の8週間にどれを入れるかで「集計してCSVに出す画面を1枚足す」と書いたのは、この画面のことです。数字が10個を超えたり、グラフが複数入ったり、権限によって見せる数字が変わったりすると、2画面分、3画面分と増えることがあります。

決めるのは1〜2週目です。毎週の会議で見ている数字を書き出してもらい、それぞれの定義を決めます。「受注件数」は注文の行数か伝票の枚数か、「売上」は受注した日で数えるのか出荷した日で数えるのか。ここが曖昧なまま作ると、会議で出た数字とExcelの数字が合わず、画面のほうが信用されなくなります。

ひとつだけ、集計画面を作らない場合でも最初にやっておくことがあります。注文や報告のデータに、日付、担当者、状態(未出荷、出荷済、取消)を持たせておくことです。これがあれば、あとで集計を足すときに、画面の追加だけで済みます。

集計画面に何を入れるかは、初回のお打ち合わせ(60分・オンライン可)で「今、毎週の会議で見ている数字」を書き出すところから一緒に決め、3営業日以内にお出しする画面構成のラフに反映します。ここまで費用はいただきません。表計算ソフトやノーコードの道具で足りる規模なら、そのようにお伝えします。