Excelでの管理は、どこまでが限界か ── システム化を考え始める4つのサイン

先に書いておきます。Excelで足りているなら、無理にシステムにする必要はありません。

実際の相談でも、話を聞いていくうちに「それは当面Excelのままでいいと思います」とお伝えすることがあります。月に数件しか動かない台帳、担当が1人の集計、年に一度使う申請書。こういうものを画面にしても、使う回数が少なすぎて元が取れません。

ただ、どこかで潮目が変わります。気づかないまま使い続けると、Excelを直す時間のほうが本業より長くなる。この記事では、その潮目を4つのサインとして書きます。

Excelが強いのは、形が決まっていないうちです

Excelの何がいいかというと、列を1つ増やすのに誰の許可も要らないところです。その場で項目を足せて、色を塗れて、隣にメモを書ける。業務の形が固まっていない段階では、これ以上に速い道具はありません。

システムはこの逆です。項目を1つ増やすには、入力欄を増やし、一覧に出し、検索条件に足す。数分では終わりません。形が毎週変わっているうちに画面にすると、変更に追われて何も進みません。

裏を返せば、形が固まってからがシステムの出番です。もう半年同じ手順でやっている。新しく入った人にも同じ説明をしている。この状態になると、Excelの自由さは利点から欠点に変わります。誰でも列を足せるとは、誰かが勝手に足しても止められないということでもあるからです。

私たち自身も、研修事業の案件管理を表計算とフォルダで回していて、どの案件がどの段階で止まっているかが担当者の頭の中にしか残らない状態になりました。そこで作ったのが研修事業の業務コンソールです。Excelを離れる判断をした側の例として、置いておきます。

以下の4つは、その転換が起きたサインです。ひとつずつ、まだ大丈夫な状態ともう限界の状態を並べます。とはいえ、運用の工夫で戻せる段階もあります。そこも書きます。

サイン1 ── 同じファイルを、2人が開いている

まだ大丈夫なのは、開くのが基本的に1人のときです。担当者が更新して、他の人は見るだけ。共有ドライブに置いてあっても、書き込む人が1人なら事故は起きません。

限界なのは、「読み取り専用で開きますか」が毎日出ている状態です。

ここで起きるのが上書きの事故です。2人が同じ時刻に開き、片方が保存し、あとからもう片方が保存する。先に入れた分は消えます。誰も気づかないまま月末の集計が合わず、原因を探して2時間。よく聞く話です。

コピーを作って後で突き合わせる運用でしのいでいるなら、それはもう越えています。突き合わせが誰かの仕事として増えているからです。

サイン2 ── どれが正なのか、ファイル名で判断している

まだ大丈夫なのは、置き場所が1つで、ファイルも1つのときです。開けば最新。それ以上の説明が要りません。

限界なのは、ファイル名に日付や「最終」「修正」が付き始めたときです。

管理表_v3、管理表_最新、管理表_20260901_修正。これが並ぶと、正しいのがどれかを判断する材料がファイル名しかなくなります。名前を付けた本人以外には読み解けません。

ここが厄介で、事故が起きるわけではないので誰も問題として報告しません。探す時間と確認の連絡だけが静かに増えます。「これ最新ですか」が週に何度飛んでいるか、数えてみてください。

サイン3 ── 同じ数字を、2回打っている

4つのうち、私がいちばん重く見ているのがこれです。

まだ大丈夫なのは、手で打ち直すのが1回だけのとき。紙やメールで届いたものを1回入力して、そこから先は式で計算している。これは転記ではありません。

限界なのは、同じ数字が2か所以上のシートやファイルに入力されている状態です。

受注のシートに入れた金額を、請求のシートにもう一度入れる。現場が書いた日報の数字を、事務が月次の表に打ち直す。入力の手間より、片方だけ直したときの食い違いが問題になります。

数え方はこうです。ひとつの数字が確定してから帳票に載るまでに、人の手が何回触るか。1回なら健全、2回で黄色、3回以上なら理由として十分です。架空の想定例ですが、受注金額が見積シートから受注管理表、さらに請求書テンプレートへ流れているなら3回です。

転記が2回以上あると、月末に必ず突合が入ります。突合は、成果を何も生まないのに時間だけ確実にかかる仕事です。

サイン4 ── 作った人しか、直せない

まだ大丈夫なのは、数式を他の人が読める状態です。関数がSUMとVLOOKUPくらいで、構成も見れば分かる。担当が変わっても1時間で引き継げます。

限界なのは、マクロが入っていて、作った本人がもう社内にいない状態です。属人化は便利になるほど進みます。よくできたExcelほど中で複雑なことをしていて、複雑なほど他の人が触れない。

何年も回っていた集計マクロが、更新をきっかけに動かなくなった。中身を読める人がいない。手作業に戻して数か月しのいだ。こういう相談が実際にあります。

目安は「作った人が1週間休んだら止まるか」です。止まるなら、業務システムはすでに社内にあります。保守する人が1人しかいないだけで。

いくつ当てはまったか、で決める

当てはまるのが1つなら、まだ運用で戻せます。共有ドライブの整理、入力規則の設定、クラウド版での共同編集。試して半年様子を見てください。それで収まるなら開発費を使う理由はありません。

2つなら、検討を始めてよい時期です。急ぐ必要はなく、画面がいくつになるかを見積もってから決めれば間に合います。

3つ以上が毎週起きているなら、すでにコストは払っています。払い先が開発費ではなく、社内の残業時間になっているだけです。費用の話は「いくらかかるか」より「いま何時間使っているか」から始めたほうが、社内も通りやすい。その金額の出し方は業務システムの開発費用を、自分で見積もる方法に手順で書いたので、概算はそちらで出せます。この記事では計算には立ち入りません。

では、何画面のシステムになるのか

Excelの表が画面に置き換わるとどうなるか。ひとつのファイルがそのまま1画面になるわけではありません。シートの中で「入力する人」「見る人」「集計する人」が分かれているはずで、その分かれ方が画面の分かれ方になります。

架空の想定例です。取引先ごとの受発注をExcelで管理していて、営業が入力し、事務が集計し、上長が承認している。この形を画面にすると、だいたい次のようになります。

画面	いまExcelのどこ	誰が使うか
ログイン	──（ファイルを開く）	全員
受注の一覧	受注管理シート	営業・事務
受注の登録・編集	同じシートへの行追加	営業
取引先の一覧・登録	マスタシート	事務
月次の集計	集計シートのピボット	事務・上長
ユーザーと権限の管理	──（ファイルの共有設定）	管理者

6画面です。ライトプランの目安である10画面に収まります。実際の相談でも、Excel1ファイルからの置き換えは5〜8画面に落ち着くことが多い。画面単位の構成例は作れるものの例に並べてあります。

見てほしいのは、シートが1枚でも画面は複数になり、シートが10枚あっても画面はそう増えない点です。増えるのは操作の種類で、シートの枚数ではありません。集計の切り口が5つあっても、絞り込み条件が違うだけなら1画面です。

この数え方に慣れると、社内で先に画面を並べられます。並べてから来ていただくと初回の60分が濃くなります。他に決めておくと早いことは開発会社に相談する前に、決めておくと話が早い3つのことに、予約の受付をExcelと電話でさばいている場合の内訳は予約システムの開発費用に書きました。

そして、4つのサインがひとつも当てはまらないなら、この記事は忘れて大丈夫です。Excelは、まだあなたの業務に合っています。