マスタ(取引先・商品・社員)の管理画面 ── 誰が直すかで設計が変わる

「取引先を増やすのは、誰がやるんですか」。画面構成のラフをお見せしたとき、マスタの話はたいていこの質問から始まります。マスタは「一覧と登録があればいい」で通り過ぎがちで、使い始めてから、登録を待って注文が入れられない、同じ会社が2件できる、辞めた人を消したら過去の報告が誰のものか分からない、が順番に起きます。

この記事は、マスタの画面を「誰が直すか」から決める話です。役割ごとに見える範囲と操作を分ける手順は業務システムの権限をどう決めるかに書いたので、ここではマスタに限った設計と、削除と履歴、重複、初回投入、画面数の話をします。

マスタとは、注文の画面で取引先や商品や担当者を「選ぶ」ときの、選ばれる側のデータです。毎日増える注文と違って件数は少なく、変わる頻度も低い。そのかわり1件の間違いが、それを選んだ全部の注文に効きます。締日を1日ずらせば、翌月の請求の対象がその会社の分だけずれます。

誰が直すかで、3つの型に分かれる

架空の想定例です。業務用資材の卸で、取引先60社、商品300点、社員12名。取引先は営業が月に2〜3社ずつ増やし、商品は仕入れ担当の1人が管理し、単価は年に1回、300点をまとめて改定しています。この会社なら、取引先は現場が直す型、商品は管理者だけ、単価の改定はCSVで一括になります。

型	向くマスタ	画面の作り	気をつけること
現場が直す	取引先、案件など待つと業務が止まるもの	登録と編集は誰でも。単価や締日の列だけ管理者	似た名前の候補を出す。直した人と日時を残す
管理者だけ	単価、社員、区分など間違うと請求や権限に響くもの	現場は一覧を見るだけ。変更は管理者の画面で	管理者が休むと止まる。依頼を受ける場所を決める
CSVで一括	初回の投入、年1回の単価改定、数百件の一括修正	取り込みボタンと、エラー行の表示	列の名前と形式を固定。上書きか追加かを決める

型はマスタ単位ではなく、列の単位で決めるのが実態に合います。取引先の名前と住所と担当者は営業が直せて、締日と支払条件と掛率は管理者だけ、という形です。「取引先マスタは誰が直すか」には詰まる方も、「締日を変えていいのは誰か」なら即答できます。管理者だけの型では、現場からの「この商品を足してほしい」をどこで受けるかも決めておかないと、現場が似た商品を勝手に登録して重複が生まれます。

削除ではなく、無効化にする

マスタの画面には、削除のボタンを置かない設計をおすすめします。取引先を消すと、その取引先を選んでいた過去の注文が「取引先なし」になるか、参照があるので消せないというエラーになるかのどちらかで、前者は集計が壊れ、後者は結局消せないからです。

代わりに持たせるのが無効の状態です。取引先なら「取引停止」、商品なら「廃番」、社員なら「退職」。無効にしたものは注文や報告の画面で選ぶ候補から消えるので、日々の操作では削除と変わりません。一方で過去の注文と集計には残るので、消した会社の売上が「不明」にまとまることが起きません。集計画面(ダッシュボード)をどこまで作るかで書いた取引先別の上位5社のような数字は、マスタが残っていてはじめて出せます。一覧には「有効のみ」と「全部」の切り替えを付け、間違えて無効にしたものは戻せるようにします。

変更履歴を、どこまで残すか

履歴には2つの意味があり、混ぜると画面が重くなります。1つは「誰がいつ何を変えたか」の記録で、現場に直させる型を選ぶなら必ず残します。画面にする必要はなく、変えた人、日時、前後の値を裏で記録し、必要なときに取り出せれば足ります。これが追えるかどうかで、現場に任せられる範囲が変わります。

もう1つは「いつからの値か」を業務として持つことで、典型が単価です。4月1日から単価が上がるとき、3月の注文は旧単価で計算されないといけない。単価に適用開始日を持たせる設計で解くと、画面が一段複雑になります。私たちがまず提案するのは、注文に注文した時点の単価を写し取って保存することです。後からマスタの単価を変えても過去の注文の金額は変わらず、これで足りるケースが多いです。適用開始日は「来月からの単価を今のうちに登録したい」が本当に出てから足します。

重複と表記ゆれを、どこで止めるか

「株式会社山田商事」「(株)山田商事」「山田商事」。同じ会社が3件あると、取引先別の集計が3つに割れ、請求書の宛名が担当者ごとに変わります。止める場所は3つです。

• コードを振る。 取引先コード、商品コードで一意にします。会計ソフトのコードをそのまま持たせると、後の連携で助かります。
• 登録のときに、似た候補を見せる。 「株式会社」と「(株)」、全角と半角、空白を無視して検索し、「似た取引先があります」と出します。本当に別会社のこともあるので、登録そのものは止めません。
• 検索の側を寄せる。 カナや略称の列を持たせ、「やまだ」と打てばどの表記でも出るようにします。

それでも重複は出ます。2件を1件にまとめる「統合」は後から足すことが多く、最初は片方を無効にします。表記ゆれは資料では見つからず、本物の取引先一覧を入れた途端に出てきます。開発中の週次打ち合わせで何を見るかで、打ち合わせの前に実データのサンプルを用意していただく理由の1つがこれです。

既存のExcelから、最初の1回をどう入れるか

初回投入は、ほぼ必ずExcelからです。取引先一覧のシート、価格表、社員名簿。列の対応と、必須項目が空の行の扱いを決め、表記ゆれを寄せる。時間がかかるのが変換ではなく判断のほうであることは既存システムから乗り換えるときに書いたとおりで、数千件までなら初期費用の範囲に収まることが多いです。

ここで決めるのは、取り込みを画面として作るか、私たちが一度だけ流すかです。1回きりなら画面は作らず、整えたCSVを開発側で投入するのが一般的です。年1回の単価改定のように繰り返すなら取り込みボタンを置き、列を固定したひな形のCSVを用意して、既存の行をコードで突き合わせて上書きするのか、新しい行として足すのかを先に決めます。

Excelの側で「どれが正なのか、ファイル名で判断している」なら、投入の前に正を1つに決める作業が要ります。Excelでの管理は、どこまでが限界かのサイン2がそのまま、初回投入でいちばん時間を食う場所です。

マスタの画面は、見積の画面数にどう入るか

この記事では、1つのマスタを一覧と登録・編集をあわせて1画面と数えます。受発注や見積・請求の想定例に出てくる取引先マスタと商品・単価マスタの2画面も、この数え方です。

作るもの	画面数	備考
取引先マスタ(一覧・登録・編集)	1	列ごとに直せる役割を分けても増えない
商品マスタ(単価は列として持つ)	1	商品に単価が1つの場合
取引先別の単価	+1	取引先ごとに単価が違う場合だけ
社員・利用者の管理	1	権限の設定と同じ画面
CSVの一括取り込み	0	マスタ画面の中の機能。取り込み前の確認画面を作るなら+1
変更履歴の閲覧、2件の統合	0	最初の8週間には入れない

画面が増えるのは、取引先別の単価と取り込み前の確認画面の2つだけです。列ごとに直せる人を分ける、無効化、似た候補を出す、変更の記録は、どれも画面を増やさずに済むので、最初から入れておくと後が楽です。

どのマスタを誰が直すかは、初回のお打ち合わせ(60分・オンライン可)で、今の取引先一覧や価格表のExcelを見ながら決めるのが早いです。相談後3営業日以内にお出しする画面構成のラフ(無料)の段階で「直す人」まで決めておくと、見積の前に食い違いが見つかります。どこまでラフに書き込むかは、初回相談でご確認ください。