シフト・勤怠管理システムの開発費用 ── 希望収集・確定・実績の想定例

「来月のシフト希望、まだ出してない人が6人いるんですよ」。シフトの相談は、店長のこの一言から始まることが多いです。希望はLINEのグループに各自がばらばらに送り、店長がExcelに写してシフトを組み、印刷して休憩室の壁に貼り、写真を撮ってまたLINEに流す。出退勤は紙のタイムカードで、月末に本部の事務が40枚を給与ソフトに打ち直す。

この状態を画面にすると何枚になって、いくらかかるか。店舗やクリニックのような交代制の職場のシフトと勤怠を、受発注や社内申請と同じ型で数えます。出てくる会社も数字も、架空の想定例です。

希望はLINEに、確定は壁に、実績は紙に

シフトの手間は、組む作業より前後に散らばっています。希望が集まるまで店長が個別に催促する。確定後の交代の相談がLINEで流れて、壁の紙と食い違う。月末にタイムカードをシフト表と見比べて、打ち忘れを本人に聞いて回る。

希望・確定・実績の3つが別々の場所にあるのが原因です。画面にする狙いはこの3つを同じ場所に置くことで、シフトを自動で組むことではありません。自動作成は初期の範囲に入れていません。

架空の想定例で、7画面に並べる

飲食店を3店舗運営する会社で、スタッフは社員8名とアルバイト32名の40名。各店の店長が月に1回、翌月分のシフトを組み、本部の事務1名が月末にタイムカードを集めて給与ソフトに入力している、という想定です。

	画面	いま何でやっているか	誰が使うか
01	ログイン	──	全員
02	希望の提出	LINEのグループに各自が送る	スタッフ
03	シフトの作成・確定	店長がExcelで組む	店長
04	自分のシフト	壁の紙と、その写真	スタッフ
05	出退勤の記録	紙のタイムカード	スタッフ
06	月次の集計・CSV出力	本部がタイムカードを転記	本部事務
07	スタッフの設定	店ごとの名簿のExcel	店長・本部

ログインを含めて7画面です。店舗が3つでも画面は3倍にならず、07で所属の店舗を持たせて03を店ごとに切り替えます。店舗を増やしても07に店を足すだけです。

希望の提出は、打たせずに選ばせる

7画面のうち、うまくいくかを左右するのは02です。アルバイトが月に1回、休憩の合間にスマホから出す画面なので、LINEに一言送るより面倒だと提出がLINEに戻ります。

文字を打たせないのが基本です。翌月のカレンダーを出し、日付をタップするごとに「早番」「遅番」「終日」「不可」が切り替わる形にします。前月の希望を最初から入れておけば、曜日が固定の人は変わる日だけ触れば済みます。この考え方は現場がスマホで入力し続ける画面に書きました。締切が近づいたら未提出の人にだけメールを送るので、店長の催促はここでかなり減ることが多いです。

03は店長の画面で、日付ごとに希望を並べ、07に店ごとに持たせた必要人数（平日ランチ3名、金曜ディナー5名など）と照らして人を置きます。足りない時間帯が赤く出るだけで、誰を置くかは店長が決めます。

確定の通知は、メールと画面内のお知らせから

「確定したらLINEで届くようにしてほしい」は、よく出る要望です。ただ、最初の8週間はメールと画面内のお知らせに絞ることをおすすめしています。LINEで送るには公式アカウントと、本人のLINEを紐付ける画面が1枚増えるためで、その中身は通知をどこまで作るかに書きました。アルバイトの私物のLINEに業務の通知を送ってよいかも、先に社内で確かめる話です。

04で本人が見るのは、自分の確定シフトと、確定後に変わった日です。交代が決まったら店長が03で差し替え、変わった本人にだけメールが飛ぶ。全員に流すのをやめるので、壁の紙との食い違いが起きにくくなります。

出退勤は差を残し、給与計算は作らない

05は、店に置いたタブレットで出勤と退勤をタップする画面です。紙と違うのは確定シフトと並べて記録が残ることで、シフトでは17時までなのに退勤が18時なら、その1時間が差として06に出ます。本部が月末にシフト表とタイムカードを見比べる作業は、この差の一覧を見るだけになります。記録するのは勤務時間だけで、何に使ったかを記録する工数とは分けます。その理由は工数管理システムの開発費用に書きました。

06で締めたら、人ごとの勤務日数と勤務時間をCSVで出して、いま使っている給与ソフトに取り込みます。残業の割増、深夜や休日の扱い、有給の付与と残日数は、ここでは計算しません。これらは就業規則と法令で決まり、改定も入ります。追従させ続ける作業は月額の改善枠に収まりにくく、間違えると給与に直結します。給与ソフトはそこを専門に作り込んでいるので、渡すほうが安くて確かです。勤怠の記録の残し方と保管は法令上の扱いがあるので、社労士などの専門家に確認してください。

勤怠SaaSで足りる場合と、作る判断になる条件

出勤と退勤を記録して月次の勤務時間を出し、シフトは希望を集めて確定する。ここまでなら、勤怠管理のサービスを借りるほうが合うことが多いです。人数あたりの月額で借りられるものが多く、40名でも月数万円に収まることがあります。作る場合のライトの1年目290万円を12ヶ月と40名で割ると1人あたり月約6,000円なので、費用だけなら借りるほうが安く出ることが多い業務です。

それでも作る判断になるのは、顧客管理を自社で作るか、SaaSを借りるかと同じ考え方で、次のどちらかに当たる場合です。

ひとつめは、業種に特有の配置のルールがあること。クリニックなら、受付と診療補助を同じ時間帯に1名ずつ、特定の資格を持つ人が常に1名。飲食なら、新人だけの時間帯を作らない、ヘルプに出る人を店をまたいで置く。既製のシフト作成は人数の充足までは見ますが、組み合わせのルールは入りにくいことが多いです。ルールが2つ3つあるなら、03に組み込むほうが店長の手が止まりません。

ふたつめは、他の業務のデータと一体で見たいこと。予約の多い日に人を厚くしたい、日ごとの売上と出勤人数を並べたい、日報と出退勤を同じ画面で入れさせたい。シフトだけを別のサービスで持つと、並べる作業が転記に戻ります。

どちらにも当たらないなら、借りてください。借りてから作る順番もあるので、記録をCSVで全件出せるかは契約前に確かめておいてください。

ライトの範囲と、1年の費用

7画面・1業務フローなので、ライトプラン（初期50万円・税別、開発稼働最大50時間、月額20万円）の範囲です。1年目の合計は290万円（税別）で、月額には運用保守と月20時間分の改善が入ります。使い始めると「交代の申請を本人同士でしたい」のような要望が続くので、その枠で直す前提で考えてください。

いま払っているほうは、店長3名がシフトの取りまとめと作成に各6時間で月18時間、本部がタイムカード40枚を1枚15分で転記して月10時間、合わせて月30時間弱です。自社の人数で置き換える手順は業務システムの開発費用を、自分で見積もる方法に書きました。月に数時間で収まるなら、まだLINEと紙で困らない段階です。

初期に含めないものは、シフトの自動作成、LINEへの通知、スマホからの打刻、給与ソフトとの自動連携、有給の計算の5つです。シフトという業務は費用シミュレーターにないので、近い「日報・現場報告」を現場入力の形で開いた費用シミュレーターで、ライトに収まるかの見当をつけてください。

自社の場合が何画面になるかは、初回お打ち合わせ（60分・オンライン可）のあと、3営業日以内に画面構成のラフでお出しします。ここまで費用はいただきません。シフト表のExcelと店ごとの必要人数があれば早いです。借りたほうがいいと判断した場合は、そうお伝えします。